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リモート環境での社内コミュニケーションの課題と必要性
今回は、リモート環境での社内コミュニケーション施策の紹介をしたいと思います。
昨今はコロナウイルスの感染拡大からリモート環境での業務も多くなってきていると思います。
当社でも約1年ほどリモートでの業務になっていました。
リモート環境では自分の時間をコントロールでき、業務しやすいというメリットや、逆にプライベートと仕事の境目を区切りにくく集中できないという問題点があると思います。
特に弊社で課題に感じたことは、社内の対人コミュニケーション量が減ってしまったということです。
これはある程度仕方ないと思うところもありますが、コミュニケーションが減ったことによるメンバー間の認識の齟齬や意思疎通が不十分な状態で、仕事を進めてしまった問題が実際に起こりました。
リモート環境だからこそ、密な対人コミュニケーションが必要です。
コミュニケーションの総量がメンバーの主体的な行動を育むという考え方もありますのでコミュニケーションは会社として増やしていかないといけないという課題と必要性を感じていました。
直接会わないメンバーとの交流を深める為に考えたこと
課題と必要性を感じてはいるものの、実際にやれることは限られていました。
部内では1日の決まった時間に夕礼としてチーム内の情報交換や、業務の進捗状況、タスク感の共有などを行ってコミュニケーションをとってきました。
ただし、この場合はチーム内でのコミュニケーションはとれますが、人数が限られることが課題でした。
部全体のコミュニケーションを活性化する為にできることを考えた結果、「Zoomを活用した部内懇親会（交流会）」を開催しようと考えました。
Zoomを活用したコミュニケーション施策（部内交流会の紹介）
部内交流会の目的
当社が東京と佐賀でオフィスが離れていることもあり、Zoomを活用した交流会の目的は下記2点を考えました。
業務連携する上でコミュニケーションを密に取ることで意思疎通がスムーズにでき、相手の考えていることや背景を察することができるようになると考えていました。
準備した企画、用意したもの
準備は5名（実行メンバー）で行いました。
当日はZoomのブレイクアウトルームを使用して5チームに分かれ、トークやゲームを楽しめるように工夫しました。
メンバー構成も私と東京・佐賀の第2新卒からメンバーを募り1つのプロジェクトとして取り組みました。
交流会の時間は75分、当日のスケジュールは下記で行いました。
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- 進行スケジュール（75分）
- 開会挨拶（3分）
- トークタイム（15分）
→テーマ『4月からの新生活でチャレンジしたいこと！夏までにやりたいこと！』
- クイズ2種（47分）
- 景品発表＆順位発表（5分）
- 締め＆閉会（5分）
- チーム
※実行メンバーが各ブレークアウトルームでの司会進行役- A：（実行メンバー）、〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
- B：（実行メンバー）、〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
- C：（実行メンバー）、〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
- D：（実行メンバー）、〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
- E：（実行メンバー）、〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
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交流会当日の様子
当日は、一番最初にトークタイムを行うのであらかじめトークテーマを設定して臨みました。
そこで、参加するメンバーには事前にZoom背景をトークテーマに合わせて変更することで視覚的に楽しそうな雰囲気を演出しました。
今回は、新生活や夏までにチャレンジしたいこと！というテーマだったので、
- 引っ越しをしたい
- 筋トレ頑張る
- 運動頑張る
などなど、さまざまなメンバーの想いを知ることができました。
普段話したことがない人でも気軽にコミュニケーションが取れるのでやって良かったと感じました。
トークタイムが終わったら、次は簡単なゲームを行いました。
ゲームは2種類行いました。
- 「この人は誰でしょう？クイズ」
- 「お絵かきクイズ」
1つ目は、Slackで『Colla』というコミュニケーションアプリを取り入れているのでそこからメンバーの人柄にフォーカスしたクイズを出題しました。
メンバーの人柄がよくわかるクイズになり、すごく盛り上がることができました。
2つ目は、絵心クイズを行いました。
お題は簡単に書けるもの（サッカーやトランペットなど）を出題してメンバーに何を書いているか当ててもらうというものです。
Zoomの「ホワイトボード」という機能を使用して絵を描いてもらいました。
マウスを使用して絵を描くのでかなり難しかったですが、そこがうますぎず面白くできたと思いますｗ
普段見ることがないメンバーの描いた絵を見ることができ、こちらのゲームも大盛況でした♪
メンバーからの反響
交流会を終えて、メンバーからの反響は好評でした。
東京オフィスと佐賀オフィスで距離は離れていましたが同じテーマで話したり、ゲームを通して一体感を感じることができたと思います。
【参加者からのコメント】
Kさん：おもしろかったですー。仕事してるだけではなかなか知る事ができない意外な一面が知れたと思います！THE・有意義
Sさん：メンバーの普段好きなものや考えてる事とかを聞けたので楽しかったです！
リモート環境においてコミュニケーション量を増やすために
業務だけでのコミュニケーションではどうしてもコミュニケーション量が不足してしまいます。
だからこそ、部内メンバーの交流を図る場を用意し、仕事を抜きにしたコミュニケーションを取ることが部内の連携を深めていくためには必要だったとすごく感じています。
交流会前と後を比べても、業務やり取りもスムーズに行うことができていると個人的に感じました。
今後も東京と佐賀、距離は離れていますが定期的に仕事を抜きにした楽しめるコミュニケーション施策を考えて楽しみながら部内のコミュニケーション量を増やしていきたいと思います。
今回はリモート環境でも楽しめる部内交流会を開催できたのでご紹介です。
ぜひ、記事をご覧の皆さんも試してみてください。きっとメンバーの意外な一面や趣味を知ることができますよ♪
